眾所周知，辦公自動化（OA）是企業(yè)管理的重要手段，可以幫助企業(yè)提高工作效率和質(zhì)量。但是，在傳統(tǒng)OA管理過程中，企業(yè)會遇到一些難題：

1、反復溝通、來回跑腿，還易出錯；2、紙筆記錄、excel統(tǒng)計，效率低耽誤事；3、檔案、物資，查不清記錄、看不了實時；4、部門各做各的、各管各的，溝通配合難。長此以往，這些痛點問題可能會制約企業(yè)發(fā)展。因此，在信息化時代，企業(yè)需要適應移動化辦公的趨勢，采用信息化+OA管理系統(tǒng)，來提高工作效率和質(zhì)量，推動企業(yè)的發(fā)展。那么如何快速搭建起符合企業(yè)業(yè)務需求的信息化OA管理系統(tǒng)呢？我們可以利用勤哲Excel服務器平臺來完成。

勤哲Excel服務器平臺提供了一個個性化的OA管理應用，集成人事招聘、面試、入職、薪資、績效、培訓、考勤、車輛、后勤等全面的板塊；且上手0門檻，使用者可根據(jù)自身需求，對應用進行擴展、縮減、修改等操作。勤哲Excel服務器平臺的特色功能包括：1、事項審批 —— 申請統(tǒng)一管理，操作便捷簡單；2、費控管理 —— 隨時隨地提報，賬單一清二楚；3、物資管理 —— 自動歸檔，靈活調(diào)用物資管理也是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，其目標是實現(xiàn)物資的安全儲存、合理配置、有效利用和節(jié)約成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。4、日報周報 —— 透明數(shù)據(jù)，跟蹤進展。勤哲Excel服務器平臺提供了一個透明的數(shù)據(jù)平臺，可以跟蹤項目進展情況。

業(yè)界專家認為，隨著數(shù)據(jù)時代的來臨，工廠精細化管理更加深入，在此背景下，人資部關(guān)于使用勤哲服務器建立木制事業(yè)部辦公自動化的項目就十分有必要。經(jīng)過近一年的工作，項目也接近完成，將項目做以總結(jié)，對以后軟件的使用和項目的繼續(xù)深化就十分有必要。

OA辦公自動化管理項目一共完成了人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產(chǎn)工具管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等。共制作了220多個模板，定義了3000多的數(shù)據(jù)項，制作了近百個的數(shù)據(jù)下拉和列表菜單，設(shè)計了20多個自動編號方式，設(shè)計了400個左右的表間公式和表內(nèi)公式。在加上各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，已經(jīng)基本完成立項書的前三階段，第四階段也在測試期。另外項目之外的固定資產(chǎn)系統(tǒng)，宿舍管理，刀具管理也已完成。綜合在一起OA辦公自動化管理軟件已經(jīng)是一個相對成熟的軟件，在某些方面也很有創(chuàng)新。

（一）將人資部的程序數(shù)據(jù)化，流程化基本上做到方便查詢，方便匯總，數(shù)據(jù)不在分散，數(shù)據(jù)安全性也有一定的保障。人資的流程也教清晰、明確。

（二）將數(shù)據(jù)平臺化，打破信息孤島，使各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更好的為各部門服務。比如將工具領(lǐng)用與崗位結(jié)合方便物控部對工具的管控，將辦公用品領(lǐng)用與申購結(jié)合方便更準確的決策。目前項目所完成的各模塊都不是獨立的系統(tǒng)，而是以內(nèi)在邏輯關(guān)系聯(lián)系在一起。具體的關(guān)系見下圖。

圖1，各人資模塊關(guān)系圖

圖2，各模塊關(guān)系圖

下面將分模塊說明項目完成的情況（各模塊的詳細填報及使用方法見《OA辦公自動化管理項目使用手冊》）。

（一）人資模塊

OA辦公自動化管理項目一共完成了以下幾個人資模塊

（1）招聘模塊，行政員工招聘（含儲備干部）、實習生招聘系統(tǒng)、雇傭工人招聘。

（2）加班請假模塊，包含請假流程、加班申請流程、員工調(diào)休假記錄查詢、員工請假加班查詢統(tǒng)計。

（3）晉級晉升模塊，

（4）員工轉(zhuǎn)崗模塊，含雇傭工人轉(zhuǎn)崗模塊

（5）離職模塊，含離職申請、離職面談記錄、離職員工在職期間評估表、離職信息記錄表、調(diào)出人員（鴻揚內(nèi)部轉(zhuǎn)崗）信息記錄表。

（6）人資檔案信息管理系統(tǒng)

（7）薪酬模塊，目前該模塊已建立完畢，（還需測試一段時間，距離正式使用還需一段時日）。

（8）檔案管理包含，員工檔案信息表，合同簽訂提醒，社保辦理提醒，社保檔案

（二）辦公用品模塊

辦公用品領(lǐng)用系統(tǒng)，辦公物品系統(tǒng)使用較好的系統(tǒng)，從物品分類設(shè)置、物品編碼設(shè)置，到入庫單、出庫單、月度盤點表、庫存管理、安全庫存提醒，再到數(shù)據(jù)匯總查詢，都比較完善（填報方法見《OA辦公自動化管理軟件使用說明》）。目前已經(jīng)可以隨時按照時間、部門等統(tǒng)計部門費用和按照時間統(tǒng)計采購費用，而且這些數(shù)據(jù)已經(jīng)和申購單模塊融合，對判斷是否采購物品有了數(shù)據(jù)支撐。

圖3 按部門、時間段、物品名稱等條件查詢

圖4按時間條件查詢采購單費用（對每年的辦公費用，可以直接查詢

圖5辦公物品與申購單融合

圖6申購單點擊之后的查詢情況（也可以和以前年份同期的費用做比較）

（三）宿舍管理系統(tǒng)

根據(jù)宿舍系統(tǒng)能清除的知道目前每個宿舍住幾個人，還余幾個床鋪，并且和人資模塊（比如離職、入職）結(jié)合，能及時的調(diào)整宿舍入住的人員。水電管理還在和工資系統(tǒng)一起在測試中。

圖7宿舍信息表

圖8宿舍異動管理（和人資流程結(jié)合）

（四）生產(chǎn)工具領(lǐng)用系統(tǒng)、刀具領(lǐng)用系統(tǒng)

工具模塊和刀具模塊由物料單，崗位工具對應單，崗位刀具對應單，工具領(lǐng)用單，刀

具領(lǐng)用單，工具領(lǐng)用查詢等組成，各模板之間的關(guān)系見下圖

圖9工具領(lǐng)用系統(tǒng)各模板關(guān)系圖

工具模塊主要解決解決的了如下幾個問題，

將工具領(lǐng)用與人資部崗位等信息結(jié)合、將崗位與可領(lǐng)用工具結(jié)合，對車間師傅可領(lǐng)工具的范圍,根據(jù)崗位信息有了清晰明確的界定，超過范圍則不予領(lǐng)

圖10工具領(lǐng)用單

（2），領(lǐng)用信息又與工資系統(tǒng)結(jié)合，將未退還工具扣款也納入了人資離職流程。

（3）對工具領(lǐng)用的檢索做到十分的便捷。

圖11工具領(lǐng)用查詢

目前存在的較多的問題是因為人資部的轉(zhuǎn)崗入職等手續(xù)的延遲，致使員工無法領(lǐng)用工具。

目前刀具也在系統(tǒng)中做了管控，而且對信息的輸入根據(jù)物控部的要求做了特別的優(yōu)化，基本上做到了錄入單據(jù)的時候不用打一個字，更快捷方便。

圖12刀具領(lǐng)用單

（五）固定資產(chǎn)系統(tǒng)

固定資產(chǎn)項目為OA辦公自動化管理項目立項書之外的項目，也是使用較好的系統(tǒng)，系統(tǒng)包括固定資產(chǎn)信息表，資產(chǎn)存放地點目錄、資產(chǎn)分類目錄，資產(chǎn)編號目錄，資產(chǎn)啟用流程、資產(chǎn)維修登記、資產(chǎn)異動登記、資產(chǎn)（按地點，按保管人員，按部門等）查詢等。所包含的模板信息見下圖

圖13固定資產(chǎn)系統(tǒng)包含的模板信息

圖14各模板關(guān)系如下圖

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是按照財務的要求，綜合OA辦公自動化管理軟件的特點對固定資產(chǎn)管理業(yè)務進行梳理和重造，在幾個特別的業(yè)務流程的中有獨特的設(shè)計和創(chuàng)新。資產(chǎn)管理系統(tǒng)，具有檢索迅速、查找方便、資產(chǎn)定位準確等的特點，能夠極大地提高資產(chǎn)管理的效率，也為工廠資產(chǎn)管理科學化、流程化提供了支撐。

幾個創(chuàng)新的設(shè)計，將平常維護、維修信息和資產(chǎn)信息連接，在固定資產(chǎn)目錄下能查詢到資產(chǎn)維修保養(yǎng)等的信息。

圖15固定資產(chǎn)信息表

圖16，固定資產(chǎn)信息表點擊后資產(chǎn)維修記錄的效果

（二）將資產(chǎn)信息與固定資產(chǎn)報廢，資產(chǎn)維修配件申購連接，在資產(chǎn)報廢和申購配件中可以查詢固定資產(chǎn)的詳細信息及維修記錄，更方便的為資產(chǎn)的管理提出依據(jù)。

圖17 申購單與固定資產(chǎn)信息的融合

圖18申購單點擊之后的效果

（三）檢索查詢的簡單，使得離職人員資產(chǎn)交還等以前做的相對薄弱的環(huán)節(jié)，變得非常簡單。

圖19， 固定資產(chǎn)按照各種條件查詢

資產(chǎn)管理系統(tǒng)的意義就在于可以通過采集固定資產(chǎn)日常工作中所產(chǎn)生的各種原始數(shù)據(jù)，根據(jù)資產(chǎn)管理的要求，通過智能化分析數(shù)據(jù)構(gòu)成，建立程序化、制度化的資產(chǎn)管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)已經(jīng)初步實現(xiàn)了這個意義。

（六）申購單

該模塊還僅在公共事務部使用，該模塊在辦公用品管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)中已經(jīng)有了說明，不在此論述。

總結(jié)

可以看出，勤哲Excel服務器軟件是一款很好的平臺工具，可以根據(jù)公司需求，自己開發(fā)模塊功能，包括：人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產(chǎn)工具管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等，更好的適應企業(yè)發(fā)展以及需求的變更。